Ochrana osobních údajů
Informace o zpracování osobních údajů (GDPR)
Účinnost od: 1. 9. 2025
Tento dokument slouží k informování členů, zákonných zástupců, účastníků akcí a fanoušků o tom, jak náš spolek nakládá s jejich osobními údaji.
1. Úvodní ustanovení
Spolek SC Smilovice, z.s., IČO: 61984159, se sídlem Smilovice 168, 739 55 Smilovice, kontaktním e-mailem scsmilovice@gmail.com (dále jen „Spolek“), jako správce osobních údajů, tímto informuje o způsobu a rozsahu zpracování osobních údajů v souladu se zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů. Pro efektivní správu agendy využívá Spolek členskou platformu EOS Club®.
2. Rozsah zpracovávaných údajů
Zpracováváme údaje nezbytné pro fungování spolku, oddílů, pohybové školičky a kempů:
- Identifikační údaje: Jméno, příjmení, datum narození, rodné číslo (pouze je-li vyžadováno pro dotace či pojištění).
- Kontaktní údaje: E-mail, telefonní číslo, adresa bydliště (u dětí kontakty na zákonné zástupce).
- Sportovní údaje: Příslušnost k oddílu, docházka, výsledky, zdravotní způsobilost.
- Citlivé údaje: Informace o alergiích či zdravotních omezeních.
- Multimédia: Fotografie a videozáznamy ze sportovní činnosti a akcí.
3. Účely a právní základ zpracování
- Výkon sportovní činnosti (Smlouva/Členství): Evidence členů, organizace tréninků, zápasů, turnajů a kempů, správa členské sekce v systému EOS.
- Plnění právních povinností (Zákon): Vedení účetnictví, vykazování členské základny pro účely dotací (Národní sportovní agentura, kraje, obce aj.), zajištění úrazového pojištění.
- Oprávněný zájem Spolku: Dokumentace činnosti spolku, reportážní fotografie z akcí, vnitřní administrativa a komunikace s členy přes platformu EOS.
- Souhlas (Dobrovolné): Marketingové využití portrétních fotografií, zpracování specifických zdravotních údajů nad rámec první pomoci.
4. Správa údajů v systému EOS
Spolek využívá členskou platformu EOS Club® (provozovatel EOS Digital s.r.o.) jako hlavní nástroj pro správu dat.
- Každý člen/zástupce má přístup do své Členské sekce, kde může své údaje kontrolovat a aktualizovat.
- Komunikace mezi Spolkem a členy probíhá prioritně prostřednictvím „Zdi“ nebo „Zpráv“ v rámci platformy EOS, což zvyšuje bezpečnost přenosu dat oproti běžnému e-mailu.
- Data v systému EOS jsou zabezpečena šifrováním a uložena v datových centrech v EU.
5. Příjemci osobních údajů
Vaše údaje předáváme pouze těmto subjektům:
- Zpracovatel systému: EOS Digital s.r.o. (technická správa dat).
- Sportovní organizace: Příslušné sportovní svazy (např. ČUS, FAČR apod.) za účelem registrace do soutěží.
- Dotační autority: Národní sportovní agentura, krajské a obecní úřady aj. (pouze v rozsahu vyžadovaném zákonem).
- Pojišťovny: V případě řešení pojistných událostí.
- Trenéři a vedoucí: Mají přístup k nezbytným údajům (např. telefony, alergie) výhradně přes zabezpečenou mobilní aplikaci EOS.
6. Doba uložení údajů
- Údaje o členech uchováváme po dobu trvání členství a následně 10 let od jeho ukončení (zejména z důvodu archivace účetních dokladů a kontrol dotací).
- Údaje účastníků jednorázových kempů (nečlenů) uchováváme po dobu 5 let.
- Zdravotní dotazníky pro účely kempů jsou likvidovány bezprostředně po skončení akce, nedojde-li k úrazu.
7. Práva subjektů údajů
V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte právo na:
- Přístup k údajům (přímo v systému EOS nebo na vyžádání).
- Opravu chybných údajů.
- Výmaz (pokud již není zákonný důvod pro jejich uchování).
- Vznesení námitky proti zpracování (např. proti zveřejnění konkrétní fotografie).
- Odvolání souhlasu se zpracováním (lze provést v nastavení profilu v EOS nebo e-mailem).
8. Zabezpečení
Spolek přijal technická a organizační opatření k zajištění bezpečnosti dat. Přístup k datům v systému EOS je odstupňován dle rolí (správce, trenér, člen/zástupce). Trenéři jsou povinni přistupovat k údajům pouze přes zabezpečená zařízení a dodržovat mlčenlivost.